Vi lever i en tid av snabba informationsflöden där våra myndigheter finns på Facebook, Instagram, LinkedIn, X (Twitter), Youtube och så vidare. När kriser uppstår i vårt land är en viktig informationskälla myndighetens Facebookflöde och senaste nyheter delas ofta via X (Twitter) av både politiker och andra. Men vad innebär det här för arkivarier? Kan man lita på att det som skrivs på sociala medier diarieförs eller tas om hand för arkivering? Är det ens möjligt?
Utifrån ett arkiveringsperspektiv finns det flera utmaningar när myndigheter väljer att vara tillgängliga på sociala medier. Det finns även utmaningar i form av t.ex. sekretessbestämmelserna i offentlighets- och sekretesslagen – det måste bland annat finnas en plan för att hantera om någon medborgare skriver något som omfattas av sekretess på myndighetens sida. Bestämmelserna i dataskyddsförordningen, GDPR, kan också vara värda att titta närmare på utifrån bl.a. att information lagras hos kommersiella tjänster med huvudkontor utanför EU:s gränser. Fokus för denna artikel är dock just arkivering och omhändertagande av informationen på långsikt.
När en myndighet är aktiv i sociala medier så skapas en kanal för både upprättade handlingar, dvs. det som myndigheten själv publicerar, och för inkommande handlingar i form av kommentarer, meddelanden och reaktioner. Även om många sociala medier erbjuder möjligheten att stänga av inkomna kommentarer så är ju ofta en av poängerna med att finnas på ett socialt medium att man vill underlätta dialogen med medborgare. Det upprättade materialet i form av exempelvis nyheter är ofta inte den stora utmaningen när det kommer till arkivering – det är i många fall, men så klart inte alltid, samma nyhet som sprids på flera plattformar och sparas på annat håll i t.ex. databaser för kommunikatörerna eller i diariet. Gallringsbeslut för information av ringa betydelse kan därför i många fall tillämpas på denna typ av utgående information.
Myndigheten har däremot ingen kontroll på vad som kommer in via de sociala medierna – det kan vara harmlösa tillrop om att myndigheten gör ett bra (eller mindre bra) jobb, att någon vill tipsa om något m.m. Det kan dock också vara ärenden, som klagomål och felanmälan, som kommer in som myndigheten måste behandla. Det går därmed inte att tillämpa ett generellt gallringsbeslut för allt som kommer in via sociala medier – det skulle vara som att ha ett generellt gallringsbeslut för allt som kommer in via post eller e-post.
En vanlig metod för att omhänderta informationen som ska diarieföras eller bevaras hos myndigheten är skärmdumpar. Detta fungerar ofta jättebra om det rör sig om små mängder av information men kan snabbt bli tidskrävande och svårt att överblicka. Skärmdumparna kan då t.ex. diarieföras och på så sätt tillföras den metadata som krävs för att kontexten och proveniensen ska bevaras på sikt.
Rent tekniskt är det i många fall möjligt att använda så kallade ”harvester-robotar”, spindlar eller scrapers för att samla in sin information på de olika sociala medierna. Men får man göra det? Det enkla svaret är ofta: NEJ. I de användarvillkor som alla medlemmar godkänner när man går med i t.ex. Facebook, LinkedIn eller Instagram så lovar man att inte samla in information på ett automatiserat sätt via olika robotar eller spindlar. Metoden för automatiserad insamling som ofta används i
samband med bevarande av webbplatser är alltså inte tillämpningsbar på information som publicerats på många av de mest använda sociala medierna.
Sedan dataskyddsförordningen, GDPR, trädde i kraft i maj 2018 tillhandahåller merparten av företagen bakom de sociala medierna en möjlighet för sina användare att ladda ned sin egen data. Problemet för myndigheter är dock att kommentarer och andra reaktioner på inläggen inte inkluderas i detta utan endast det som myndigheten själv har publicerat. Formaten för informationen är inte heller alltid så användarvänliga eller anpassade för att uppfylla offentlighetsprincipens krav. Dessa funktioner löser alltså inte hela problemet i samband med arkivering för myndigheterna.
En möjlighet, som vi har använt oss av, är i stället att använda de funktioner som många av de sociala medierna har för att skapa appar eller tekniska lösningar för att hämta information via de API:er, dvs. en form av gränssnitt som ger möjlighet för externa applikationer att anropa den egna applikationen, som plattformarna tillhandahåller. Detta är dock inte heller helt okomplicerat då många av plattformarna har ett godkännandeflöde där apputvecklare måste motivera vad den information som hämtas ska användas till och hur den ska användas. Fördelen om man lyckas är dock att i många fall kan då, om detta godkänns, inlägg tillsammans med kommentarer och reaktioner hämtas och bevaras i ett arkivbeständigt format såsom html-filer med bilder i jpeg- och png-format.
Sammanfattningsvis finns det alltså en rad utmaningar när en myndighet väljer att vara tillgänglig på sociala medier. Arkivering är i många fall en av utmaningarna, men situationen är inte olöslig.
Skriven av: Magdalena Sjödahl, Arkiwera.
